Intervention de Jean-Jacques Mirassou

Copropriétaires et professionnels de la copropriété reconnaissent aujourd’hui le caractère indispensable d’un archivage de qualité, qui permette de retracer précisément et en toute sécurité la vie juridique, comptable et financière de l’immeuble, les travaux et diagnostics réalisés, ainsi que les contentieux engagés.

Les archives des syndicats de copropriétaires sont de plus en plus volumineuses et nécessitent fréquemment des solutions dédiées.

Les syndics, en raison du nombre de documents à conserver, des durées de détention, du coût important de l’entreposage dans leurs bureaux et de l’insuffisante formation de leurs personnels sur ce sujet, ne possèdent pas toujours les compétences nécessaires pour assurer un archivage conforme aux exigences de leurs clients, des règles de sécurité et des obligations qui sont les leurs.

Les archives appartenant au syndicat des copropriétaires, un archivage externalisé peut faciliter le changement de syndic et éviter ainsi les multiples contentieux, stériles et onéreux, qui tout en encombrant durablement les tribunaux, paralysent la vie des copropriétés, voire empêchent leur redressement quand elles sont en difficulté.

C’est la raison pour laquelle, régulièrement, les syndicats de copropriétaires choisissent d’avoir recours à un prestataire spécialisé pour assurer le stockage et la gestion des archives de leur ensemble immobilier. Ainsi, l’intégrité de ces archives est pérennisée et ils se prémunissent contre un possible contentieux lié à leur transmission.

Or l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis, qui traite des pouvoirs et obligations du syndic, ne prévoit pas l’hypothèse, désormais fréquente, où ces archives, ayant fait l’objet d’un contrat d’archivage entre le syndicat des copropriétaires et un prestataire spécialisé, sont détenues et conservées par un tiers différent du syndic.

Il serait donc pertinent que le syndic ait obligation de soumettre, au vote de l’assemblée générale, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée, et ce aux frais du syndicat lui-même, une telle décision ne pouvant donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic. §